Jak skutecznie zarządzać swoimi projektami?

Polub i udostępnij:

0

20

Jakiś czas temu zarzucono mi na Instagramie, że zbyt dużo uwagi poświęcam na planowanie. Według mnie właściwe rozplanowanie swoich działań znacznie przyspiesza ich realizację, ułatwia pracę oraz podnosi efektywność.  Co więcej, nie tylko planuję swoje działania, ale także korzystam z narzędzi umożliwiających zarządzanie projektami.  Jeśli ktoś ma wątpliwości, jak skutecznie zarządzać swoimi projektami, odpowiedź jest poniżej. 

Metody zarządzania projektami

Niezależnie od tego, czy jesteśmy właścicielami dużego przedsiębiorstwa, niewielkiej firmy z sektora MŚP czy freelancerem, jednym z naważniejszych działań ujednolicających naszą pracę powinna być synchronizacja projektów, któa zapewnia usprawnienie działań, przyspieszenie zamknięcia projektu (zaoszczędzenie czasu) i uniknięcie bałaganu.

Metodyka zarządzania projektami to zbiór metod, umożliwiających sprawne zakończenie projektu oraz osiągnięcie ustalonego wcześniej celu w wyznaczonym terminie. Dzięki odpowiednio dobranym metodom pracy możliwe jest uzyskanie maksymalnej wydajności w zakresie realizacji projektu.

Metody skupiają się na różnych zagadnieniach, ale cel pozostaje zawsze ten sam: osiągnięcie celu! Do najważniejszych metod zarządzania projektami należą:

• metoda tradycyjna (klasyczna) – została stworzona przez dr Winstona W. Royca w latach 70-tych XX wieku. Royce uważał, że do skutecznej realizacji projektu niezbędny jest podział na dwa etapy: analiza i realizacja. Drogą do sukcesu jest zaplanowanie poszczególnych faz pracy oraz trzymanie się terminów ich realizacji. Projekt musi być realizowany krok po krok, a jakiekolwiek odstępstwa czy zmiany są niedopuszczalne.
• metody zwinne – została utworzona po manifeście Agile w 2001 roku, którego celem było przedstawienie alternatywnych metod zarządzania projektami. Manifest wnosił, że należy reagować na zmiany na każdym etapie projektu, nawet jeśli oznaca to powrót do poprzednich etapów działań.  Stawiał również na interakcję między pracownikami oraz współracę z klientem. Dzięki temu powstały zwinne metody zarządzania projektami, które day możliwość testowania rozwiązań, a w przypadku nieprawidłowości – ich naprawę. Te metody kładą nacisk na kreatywne tworzenie jak najwyższej jakości wyrobów (SCRUM), dostarczanie klientom wysokiej jakości produktów najprostszymi możliwymi metodami (LEAN) czy przedstawienie projektu w formie wizualnej (KANBAN).
• metoda PRINCE2 – dotyczy przede wszystkim kierownictwa nadzorującego projektem. Choć jest przejrzysta, pozwala skupiać się priorytetach i usprawnia współpracę oraz komunikację między członkami zespołu, niestety jest bardzo pracochłonna. Wymaga także sporządzania rzetelnej dokumentacji. Metoda skupia się na korzystaniu z doświadczenia specjalistów, dokładnym definiowaniu ról i obowiązków w projekcie, koncentrowaniu się na produkcie oraz sumiennym zarządzaniu etapami pracy.
• metoda PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – została stworzona przez międzynarodowe stowarzyszenie skupiające kierowników projektów (Project Management Institute) i zawiera zbiór praktyk dla osób zarządzających projektami. Wszystko to, by ich realizacja przebiegła sprawniej i skuteczniej. Metoda skupia 47 procesów zarządzania projektami.  Choć metoda dostarcza wielu cennych wskazówek, głównie koncentruje się na roli kierownika projektu.

Taagly – proste zarządzanie projektami

Dziesięć lat temu, kiedy jeszcze pracowałam na etacie, firma wprowadziła nowy system zarządzania projektami. Początkowo byliśmy przerażeni. Szybko przekonaliśmy się, że nasza praca jest efektywniejsza, komunikacja pomiędzy działami przebiega sprawniej, wszystkie rozpoczęte projekty (i ich etapy) są w jednym miejscu i mamy czytelny i przejrzysty obraz wszelkich działań na dziś, najbliższy tydzień, miesiąc, kwartał. Zrezygnowałam z etatu 8 lat temu, ale dobre nawyki pozostały i wciąż korzystałam z narzędzia, które wtedy wdrożyliśmy w firmie. Był tylko jeden problem. System stał się przestarzały, brakowało mi wielu fukcji i przestał spełniać moje oczekiwania. Zaczęłam więc szukać alternatywy.

Taagly to program do zarządzania projektami, zadaniami oraz zespołem. Doskonale sprawdza się zarówno w przypadku pracy zdalnej wykonywanej przez freelancera, jak i mikroprzedsiębiorstw czy korporacji.  Narzędzie służy do tworzenia projektów, przydzielania zadań użytkownikom, oraz monitorowania i kontrolowania etapów pracy nad poszczególnymi zadaniami. Prezentacja, jak działa Taagly dostępna TUTAJ

Najważniejsze funkcje Taagly

• tworzenie projektów, aktualizowanie etapów ich pracy, kontrola czasu trwania poszczególnych zadań, a tym samym sprawdzanie na bieżąco, czy projekt zostanie wykonany w terminie,
• statystyki dające obraz, które projekty wymagały poświecenia największej ilości czasu, czy projekt jest możliwy do realizacji w ustalonym na początku terminie, ile zostało poświęcone czasu poszczególnym zadaniom (przez wybranych pracowników/użytkowników).
• udostępnianie/przechowywanie plików – pliki dotyczące konkretnych zadań czy projektów mogą być przechowywane w jednym miejscu, zapewniając wygodę (nie trzeba szukać i martwić się, czy nie zostały usunięte) i bezpieczeństwo ( dostępność SLA i wysoki standard zarządzania danymi)

Zalety korzystania z Taagly?

• Taagly zapewnia przejrzyste i funkcjonalne monitorowanie etapów pracy nad poszczególnymi zadaniami/projektami, dając realne wyobrażenie o ilości pracy koniecznej do ukończenia działań.
• z systemu można korzystać, by zapobiegać chaosowi we własnej organizacji pracy (w moim przypadku, gdzie prowadzę działania dla kilku firm równocześnie i muszę zachować płynność i terminowość, system sprawdza się idealnie).
• system posiada darmowy pakiet dla dwóch użytkowników (i dziesięciu projektów), można więc przekonać się do jego niezawodności całkowicie za darmo pracując samodzielnie lub dodając konto dla jednego pracownika. Kolejne pakiety są równie atrakcyjne ponieważ dla 30 pracowników i nielimitowanej liczby projektów opłata wynosi 500 zł / rok.
• wewnętrzny czat zapewnia szybką i płynną komunikację z innymi użytkownikami a wszystkie informacje dotyczące zadania pozostają w jednym miejscu.

Podnoszenie skuteczności, zwiększanie wydajności i przede wszystkim, jak największa oszczędność czasu to priorytety chyba każdego mikroprzedsiębiorcy (zwłaszcza pracującego zdalnie, do czego zmusiła nas sytuacja związana z pandemią). Korzystanie z odpowiednich narzędzi pozwala osiągnąć te priorytety, i jest odpowiedzią na pytanie, jak skutecznie zarządzać swoimi projektami.