Jak współpracować ze sponsorami spotkań blogerskich?

Polub i udostępnij:
fb-share-icon0
20

jak współpracować ze sponsoramiPoza wielkimi wydarzeniami dla blogerów takimi jak Blog Conference Poznań, See Bloggers, Blog Forum Gdańsk czy Blogowigilia odbywają się praktycznie w każdym mieście spotkania organizowane przez blogerki. Chcąc uczestniczyć we wszystkich w każdy weekend wpisane byłoby jakieś wydarzenie. Czasami nawet dwa czy trzy w jednym terminie. Co dają takie spotkania blogerkom? Otóż zdania są podzielone. Wszystkie mówią o integracji, czerpaniu inspiracji czy zwykłych babsko-blogerskich pogaduchach, zaś część jeśli słuchać plotek, jeździ tylko po to, by wrócić z wypchaną torbą tzw. darów losu. W tej kwestii prześcigają się także organizatorki owych spotkań, bo wiadomo, która załatwi więcej giftów (najlepiej od znanych prestiżowych firm), tym bardziej świadczy to o tym, że ma większe „chody”, umiejętności organizacyjne i doświadczenie w negocjacjach. Ale czy na pewno?

Od momentu zasponsorowania pierwszego blogerskiego spotkania (tj. jakieś trzy lata temu) otrzymuję miesięcznie po kilka maili z zapytaniem, czy chciałabym dołączyć do grona sposnorów. Przez te trzy lata przekazałam upominki na 20-25 spotkań. Upominki zazwyczaj są w postaci książek bądź kosmetyków do pielęgnacji ciała, ponieważ nie mam własnej marki, którą można by promować, a tylko portal dla kobiet. W związku z tym, zawsze staram się dostosować gifty do tematyki spotkania i przy tym nie wyjść na sknerę.

Często jestem zmuszona odmówić udziału w spotkaniu, ze wstydem przyznaję, że niekiedy zdarza mi się zapomnieć odpisać na maila, który ginie wśród wielu innych ofert. Czasami nie odpisuję świadomie, ale o tym za chwilę. Co zatem decyduje o tym, że na niektóre spotkania chcę coś przekazać? Forma pierwszego kontaktu, a więc mail z informacją o wydarzeniu i pytaniem, czy chcę dołączyć do zacnego grona sponsorów. Mimo, że przekazałam upominki na 20-25 spotkań, to do tej pory żaden z organizatorów nie wywiązał się w pełni ze swoich organizacyjnych obowiązków.

Organizujesz spotkania dla blogerek? Zobacz jakie błędy popełniasz w trakcie trwania współpracy ze sponsorem:

– brak konkretnych informacji w pierwszej wiadomości

Rozumiem, że jesteś podeksyctowana całą organizacją spotkania, planami i atrakcjami dla uczestniczek, ale wierz mi, ani mnie ani innych sponsorów nie interesuje o czym będziecie plotkować przy ciastku i kawie. My chcemy poznać korzyści, jakie zapewni nam udział w twoim wydarzeniu. Chcemy wiedzieć jaki jest zasięg waszych blogów, najlepiej jeśli to będzie zsumowana liczba, która bardzo ładnie się zaprezentuje w mailu i od razu zobrazuje sponsorowi opłacalność inwestycji. Dlatego najlepiej jeśli masz już zamkniętą listę uczestniczek, a przynajniej mniej więcej jesteś w stanie określić, które blogerki wezmą w nich udział, (wiadomo, czasami w ostatniej chwili uczestniczki zaczynają się wykruszać, miej przygotowaną rezerwową listę uczestników), bo jeśli informujesz sponsora o 10, 12 czy 15 uczestnikach, dobrze by było, by mniej więcej ta liczba się zgadzała.

– czy wiesz do kogo piszesz?

Popełniasz standardowo ten sam błąd, co wszystkie inne organizatorki spotkań. Nie myśl, że to dla Ciebie pocieszające, że nie jesteś sama. W żadnym wypadku nie jest. Idziesz na łatwiznę, podpatrujesz jacy sponsorzy dawali upominki na wcześniej organizowane spotkania w innych miastach. Umiejętnie korzystasz z zamieszczonego linka do sponsora, odnajdujesz kontakt i wklejasz wcześniej przygotowaną wiadomość. Robisz tak ze wszystkimi sponsorami, prawda? A czy wiesz, że ja nie mam własnego produktu, który ty możesz zareklamować? Nie wiesz, bo nawet nie poświeciłaś 3 minut uwagi na mojej stronie, by zorientować się o czym ona jest. W rezultacie otrzymuję maila typu: Dzień dobry, prowadzę bloga www.xxxx.blogspot.com bardzo lubię i cenię wasze produkty, dlatego chciałabym spytać czy nie zechcielibyście państwo przekazać kilka z nich blogerkom podczas spotkania, które organizuję. Nawet nie odpisuję. Nie masz czasu, by zapoznać się z moja stroną, nie mam czasu, by odpisać. Poświęć kilka minut na zapoznanie się ze stroną sponsora. Zamieść w mailu krótką wzmiankę, która będzie świadczyła o tym, że rzeczywiście zapoznałaś się z ofertą. Doceń działania sponsora, a i twoje zostaną docenione.

– organizator, który nic nie wie

Teraz zastanów się jak wypadasz w oczach sponsora, kiedy na proste pytania odpowiadasz: jeszcze nie wiem, nie zostało to jeszcze ustalone, w dalszym ciągu się nad tym zastanawiam, mam jeszcze czas, by to przemyśleć. Ty może masz czas, by to przemyśleć, ale sponsor może nie mieć czasu, by czytać twoje maile. Im więcej niewiadomych, im dłużej ciągnie się korespondecja z organizatorem spotkania, tym większe prawdopodobieństwo, że sponsor wycofa się z udziału. Jesteś organizatorką, musisz znać odpowiedzi na wszystkie pytania. Kontakt ze sponsorami powinnaś więc zacząć w momencie, kiedy potrafisz przedstawić już pełny zarys wydarzenia. W przeciwnym wypadku tracisz tylko czas. I swoj i sponsorów.

– bądź profesjonalistą

Najlepiej jeśli wszelkie konkrety dotyczące spotkania zamieścisz w czytelnym, przejrzystym dokumencie pdf (będzie Ci łatwiej rozsyłać go masowo do sponsorów, mówię ci!). Zamieść w nim wszystko to, co mogłoby cię interesować, gdybyś miała oddać swój blog, by ktoś go dobrze zareklamował. A więc: na jakich blogach znajdzie się wzmianka, ile osób może spotkać się z reklamą (orientacyjny zasięg zsumowanych blogów), w jakim czasie od spotkania pojawi się relacja? Jeśli spotkanie ma charakter charytatywny, warto, żebyś o tym wspomniała. Sponsorzy lubią podnosić sobie morale wspierając wszystko, co charytatywne. Załącz także adres wysyłki, to oczywiste, że sponsor będzie go potrzebował, czy naprawdę musi wysyłać maila z prośbą o to?

– odebranie paczki od kuriera to nie koniec współpracy

Pamietaj, że współpraca dopiero się zaczyna. Sponsor ci zaufał, powierzył ci swój produkt, ma więc wobec ciebie oczekiwania. Sponsor jest zapracowany i nie myśli non stop o twoim spotkaniu. Nie obchodzi go czy się będziecie dobrze bawić, bo i tak napiszecie, że było świetnie. Ale jeśli nadał do ciebie paczkę z kilkunastoma produktami o mniejszej bądź większej wartości, wypadałoby go poinformować, że paczka dotarła. Nie chodzi o zachwalanie produktów, czy bicie pokłonów i wyrażanie dozgonnej wdzięczności. Sponsor chce wiedzieć, że paczka bez szwanku i w terminie dotarła do odbiorcy. Wysłanie maila nie boli, wiesz, bo wysłałaś ich milion zanim zgodził się coś przekazać.

– a może taki mały gest?

Myślisz, że sponsor cieszy się widząc swój produkt zmieszany ze stertą upominków od konkurencji? Im więcej upominków, tym blogerki bardziej się jarają, to oczywiste. Ale, im więcej upomninków tym bardziej giną w tłumie sponsorzy. Mogłabyś się zdobyć na mały gest zaprezentować na zdjeciu produkt sponsora, tak jakby to on był najwazniejszy podczas spotkania. Jedna fotografia, a zapewniam, że zostanie doceniona.

– to już koniec bejbe

Oczywiście, że obiecywałaś to w jednym z pierwszych maili, ale mogło się zdarzyć tak, że już sama nie pamiętasz, co obiecywałaś, ważne, że osiągnęłaś cel – zdobyłaś kolejnego sponsora. Ale chyba po spotkaniu miały być przesłane jakieś linki z relacjami ze spotkania, czy cuś, co nie? A no właśnie. Z tych 20-25 sponsorowanych przeze mnie spotkań nie otrzymałam żadnego pełnego raportu. Co oznacza, że inni sponsorzy tych samych spotkań też nic nie otrzymali. Jesteś więc skreślona nie tylko u mnie, a to pech. Nie wiem, czy wiesz, ale to własnie efekt końcowy ma zrobić na sponsorze wrażenie, tak by podjął decyzję, czy warto dalej z tobą współpracować. Bo to, że dał się namówić na przekazanie upominków, a teraz jest rozczarowany całokształtem, to chyba nie jest zamierzony przez ciebie efekt, no chyba że jest? Dlatego kończąc, a może właśnie rozpoczynając współpracę ze sponsorem powinnaś przesłać mu listę linków z relacjami ze spotkania, jako potwierdzenie, że wszyscy wspomnieli o nim, bo przecież nie interesuje go, że się świetnie bawiłyście. Myślisz, że sponsorzy śledzą blogi uczestniczek twojego spotkania i sprawdzają, czy pojawiły się wzmianki? Nie sądzę. Zrób więc podsumowanie spotkania, prześlij je w terminie wraz ze wspomnianym powyżej zdjęciem, a zobaczysz, że to nie koniec współpracy, a dopiero początek.

14 komentarzy

  1. Bardzo pouczające na przyszłość 🙂

  2. Właśnie takich informacji było mi trzeba! Jestem zielona w tym temacie jak szczypior na wiosnę, a teraz już wiem co i jak zrobić (przynajmniej teoretycznie) by nie dać plamy na starcie. Dzięki!

  3. śmiało można by rzec , że sponsor to „rzecz”święta ! trzeba dopieścić, wycałować i wychwalić pod niebiosa:) a teraz czekam na wzmiankę o relacji „uczestnik -sponsor ” – do roboty Webska !:):):)

  4. I to jest bardzo pouczający wpis.
    Niby część tych rzeczy jest oczywistych, ale w szale przygotowań…
    Tym bardziej, że sama jestem u progu organizacji wydarzenia… 🙂

    1. Author

      powodzenia 🙂 i nie zapomnij, że sponsorzy są bardzo wrażliwi z natury 😀

  5. Planuję zorganizować swoje pierwsze spotkanie blogerek w kwietniu bądź w maju, więc Twoje rady są dla mnie jak najbardziej przydatne! Prawdopodobnie popełniłabym błąd już z brakiem pliku ze szczegółowymi informacjami na temat blogerek. Dziękuję za ten post. Z miłą chęcią obserwuje i czekam na równie ciekawe artykuły 🙂

  6. Świetny post. Pewnie niejednej osobie pomoże w kontaktach ze sponsorami. Niestety z tego co słyszę, to dużo osób nie wywiązuje się a później dziwią się, że dany sponsor ich olewa. Miejmy nadzieję, że oczy ludziom otworzysz nieco bardziej:)

    1. Author

      mam nadzieję, że pomoże, ale jak na razie jedna organizatorka spotkania wycofała się ze współpracy 😀

  7. Po pierwszym spotkaniu, które organizowałam nauczyłam się najważniejszego: im więcej prezentów, tym więcej problemów. Pod każdym względem. Często jest tak, że blogerki przychodzą na te spotkania, tylko dla giftów- naprawdę, potem jest problem z relacjami ze spotkania, a sponsorzy rozczarowani… Ja w ogóle jestem za tym, żeby spotkania odbywały się bez ton niepotrzebnych gadżetów i organizując kolejny event- ciągle miałam to na uwadze.

    1. Author

      jestem tego samego zdania. niestety własnie w takich sytuacjach to organizator obrywa po uszach i traci możliwość dalszej współpracy z markami.

  8. Świetny wpis. Rzeczowy z nutką ironii, myślę, że trafisz nim do kilku osób.

    Mi samej też marzy się zorganizowanie takiego spotkania. Mam wrażenie, że we Wrocławiu świat blogerski praktycznie nie istnieje, albo nikt mnie nie zaprasza. Raz byłam na wspólnym gotowaniu dla blogerów, na którym było więcej organizatorów niż blogerów :).

    Myślę, że ja na sam początek wolałabym zorganizować takie spotkanie bez sponsorów, ewentualnie z jednym, bo to jednak wielka odpowiedzialność, a potem może pozostać jedynie niesmak. Oczywiście na wszystkich blogach było by napisane, że było świetnie, tak jak pisałaś:)).

    Póki co zbieram cenne informacje, dzięki za ten tekst 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *