Jak zorganizować spotkanie dla blogerek?

Jason Hunt podczas zeszłorocznego Blog Conference Poznań uznał, że każdy bloger, który już właściwie osiągnął to na czym mu najbardziej zależało, a więc satysfakcjonujące statystyki, rzesze fanów i godne pozazdroszczenia współprace, zaczyna myśleć o wydaniu książki. Zapomniał jednak wspomnieć, że w trakcie zdobywania tych statystyk, fanów i współprac, prawie każdej blogerce rodzi się w głowie plan zorganizowania spotkania dla swoich koleżanek z branży. Spotkania odbywają się niemalże w każdym mieście (od niedawna również i w moim). Co prawda wiele organizatorek nawet nie wie, na co się porywa, a większość z nich podczas organizacji takiego spotkania popełnia conajmniej kilka błędów, które i tak (nie ma się co martwić) albo zostaną przyćmione ilością giftów, albo po prostu pominięte w relacjach. 

By spotkanie „miało ręce i nogi” nie możesz działać chaotycznie. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, z którymi możesz się zgodzić, bądź nie, ale i tak przeczytasz z ciekawości, by sprawdzić, czy postępujesz zgodnie z moimi radami.

Zaplanuj spotkanie

Przed podjęciem jakichkolwiek działań powinnaś poukładać sobie w głowie cały przebieg spotkania. Zastanów się jaki będzie cel spotkania, motyw przewodni, dodatkowe atrakcje, czy będą w nim uczestniczyły wyłącznie blogerki czy również ich rodziny (mężowie, dzieci). W ubiegłym roku uczestniczyłam w kilku mniejszych wydarzeniach dla blogerek (w tym roku zdecydowanie z tego rezygnuję) i z obserwacji wiem, że spotkania, w których uczestniczą dzieci nigdy nie przebiegają zgodnie z planem. Jeśli chcesz, by twoje przebiegło sprawnie zorganizuj je wyłącznie dla blogerek. W końcu poza matkami jesteście jeszcze kobietami pełnymi pasji, macie prawo do jednego popołudnia bez dzieci, choć tak naprawdę i tak będziecie opowiadać o swoich pociechach. Czy nie lepiej jednak usiąść i spokojnie napić się kawy zamiast mieć oczy dookoła głowy i pilnować, by twoje dziecko nie wyrwało wszystkich włosów dziecku koleżanki po fachu, która nieomieszka wspomnieć na swoim fejsbuczku, że „niektóre blogerki potrafią się mądrzyć jak wychowywać dzieci, a swojego upilnować nie umieją„.

Zastanów się jakie atrakcje jesteś w stanie zapewnić uczestniczkom. Może jakieś warsztaty, gość specjalny, akcja charytatywna? To nie tylko umilenie czasu blogerkom. Tak naprawdę one tego nie potrzebują, bo i tak przyszły wyłącznie po torby z giftami, które przekaż im lepiej na końcu, by nie zmyły się zbyt wcześnie. Czemu ma służyć organizacja atrakcji, dowiesz się w następnym punkcie i następnym również.

Dość ważną do przemyślenia kwestią są także same uczestniczki. Musisz zdecydować, czy chcesz zaprosić blogerki, które wiesz, że nie odmówią (bo nigdy nie odmawiają) i są już weterankami jeśli chodzi o relacje z podobnych spotkań, czy ma to być świeży narybek, któremu chcesz pokazać jak ważna i przyjemna jest integracja w blogosferze. Druga opcja jest dość ryzykowna, ale o tym za chwilę.

Jeśli wolisz, by wyłącznie tobie należały się owacje na stojąco organizuj spotkanie sama, ale pomyśl, że nie tylko owacje będą podzielone na pół jeśli poprosisz kogoś o pomoc. Problemy i obowiązki również.

Zadbaj o rozgłos

Organizując spotkanie możesz zadbać przy okazji o to, by mieszkańcy twojego miasta dowiedzieli się jaką perełkę mają i nawet nie wiedzieli. Skontaktuj się więc z lokalnymi mediami, poinformuj o swoim pomyśle. I tu wracam do atrakcji podczas spotkania. Im ciekawsza będzie twoja koncepcja, tym chętniej media zgodzą się, by o tym poinformować i dołączyć do patronów medialnych. A do czego ci patronat dowiesz się z następnego punktu. Z doświaczenia wiem, że słowo „charytatywnie” przyciąga media jak magnes.

W kwestii patronatu nie musisz ograniczać się wyłącznie do lokalnych serwisów czy portali. W internetach nie ma granic ani podziału na miasta, a rozgłos to rozgłos.

By nie spotkać się z odmową, albo zupełnym brakiem reakcji na twoje maile, zadbaj o to, by przesłana przez ciebie wiadomość zawierała komplet informacji. Zaskocz kreatywnością, a nie spotkasz się z odmową.

Znajdź sponsorów

Mając już ogólny zarys spotkania i przynajmniej kilku patronów możesz pomyśleć o sponsorach. O czym trzeba pamiętać wysyłając maila w sprawie współpracy i Jak współpracować ze sponsorami spotkań blogerskich już pewnie czytałaś (albo chociaż nadrobisz zaległości) i powtarzać nie muszę. Im większy rozgłos uzyska twoje spotkanie, tym chętniej firmy dołączą do grona sponsorów, nie zapomnij więc w mailu zaznaczyć, że o twoich działaniach będzie głośno.

Niektórzy sponsorzy proszą o listę uczestniczek, czasami nawet o ich statystyki, dlatego musisz liczyć się z tym, że organizując integrację początkujących blogerek możesz spotkać się z odmową wielu firm. Nie daj się jednak zwariować. Pomyśl egoistycznie. Co z tego, że uda ci się zorganizować mnóstwo giftów od znanych marek, co z tego, że o twoim spotkaniu kilka blogerek powie, że nie mogło się zapakować do samochodu, albo pociągu? Co z tego? Skoro na kilkanaście uczestniczek spotkania i tak kilka nie spełni oczekiwań sponsorów i albo nie wywiąże się w terminie z relacji, nie napisze ich w ogóle, albo zrobi to na odwal się. Tylko, że to nie do tej osoby sponsor będzie miał pretensje, a do ciebie, bo to tobie powierzył swój produkt i to ty obiecywałaś niewiadomo jakie efekty współpracy.

O spotkaniu wszyscy szybko zapomną, bo w ciągu kilku następnych tygodni pojawią się kolejne, a ty zaprzepaściłaś możliwość dalszej współpracy ze znanymi firmami, bo chciałaś dobrze wypaść jako organizator w oczach tych niewdzięcznych uczestniczek. Dlatego nigdy nie wysyłałam maili z informacją o organizowanym przeze mnie spotkaniu do firm, z którymi chciałabym kiedyś w przyszłości podjąć współpracę. Ty też tego nie rób.

Podczas organizowanego przeze mnie, spotkania fitness club zgodził się przekazać tygodniowe karnety, w zamian za aktywny link (to zrozumiałe) i wrzucone zdjęcie zaproszenia na profil facebooka lub instagrama. Liczyłam się z tym, że nie każda uczestniczka, będzie miała ochotę chwalić się takim prezentem, dlatego w grupie spytałam jeszcze przed spotkaniem, czy idą na takie warunki? Oczywiście wszystkie były na tak. W rezutlacie, zdjęcie wrzuciła jedna, może dwie, ale na pewno nie trzy. Nie chodzę już tam nawet prywatnie, nie wspominając w ogóle o jakichkolwiek propozycjach współpracy. Przeprosiłam, wytłumaczyłam się, ale jest mi zwyczajnie wstyd. Licz się z tym, że możesz mieć tak samo, dlatego nigdy nie wybieraj na sponsorów firm, które lubisz.

Nie zostawiaj kontaktu ze sponsorami na ostatnią chwilę, pamiętaj, że trochę czasu może zająć przygotowanie wysyłki, dostawa itd. Ostatnio na dwa dni przed spotkaniem dostałam maila, że 4 opakowania z 15 podczas transportu uległy całkowitemu zniszczeniu. Było późne czwartkowe popołudnie kiedy odczytałam maila, spotkanie miało odbyć się w sobotę. To na jakich obrotach organizowałam kolejną wysyłkę niestety już trochę innego produktu i ile mnie to kosztowało, można by opisać w całkiem niekrótkim osobnym wpisie, ale lepiej nie. Oczywiście reklamacje w firmie kurierskiej mogą się ciągnąć tygodniami, a ja dysponowałam godzinami. Serio, byłam przerażona. Niby udało się dostarczyć rezerwowe opakowania, które nawiasem mówiąc miały być wysłane w zupełnie inne miejsce, ale dzisiaj i tak trafiłam na relację jednej blogerki, która wspomina, że otrzymała pęknięty produkt. Dlatego pamiętaj, by uwzględnić złośliwość rzeczy martwych i zawsze miej w rezerwie kilka dni.

Gifty czy kasa?

Jeśli liczysz, że któregoś sponsora dasz radę namówić, by zamiast upominków dał ci kasę, która (nie ma co ukrywać) przydałaby ci się, bo nie wszystko można rozrganizować za samo magiczne słowo „barter”, to zapomnij. Chyba, że prowadzisz firmę i jesteś w stanie wystawić fakturę za usługi reklamowe. Jeśli firmy nie prowadzisz, to nawet nie wyskakuj z taką propozycją, bo możesz tylko zostać wzięta za zwykłą naciągaczkę, która nawet nie ma w planach żadnego spotkania. Takie czasy. Musisz więc porządnie się nagimnastykować, by znaleźć chociażby salę, która zapewni chociaż ciasteczko i herbatę, co to by blogerki (jak to kiedyś usłyszałam) „o suchych pyskach nie siedziały”.

Pomyśl o atrakcjach

Zadbaj o to, by to nie torby blogerskie z upominami były największą atrakcją spotkania. Znam mnóstwo blogerek, które wolałyby ciekawy przebieg wydarzenia, niż masę kosmetyków, z którymi poźniej i tak nie ma co zrobić, bo przecież jak to każda kobitka, otworzy z ciekawości, żeby dotknąć, zobaczyć, powąchać, a potem leży napoczęte i czeka aż minie mu półroczna data ważności. Albo tylko tak mówią? Hmmm, kto wie?

Niech każda uczestniczka weźmie aktywny udział w spotkaniu. Zawsze trafi się jakaś ofiara losu, która siedzi i tylko kiwa głową z głupawym półuśmiechem, a kiedy mogłaby się wykazać i powiedzieć coś mądrego, to udaje, że pisze smsa do męża, bo troszczy się o dziecko, a w rzeczywistości przegląda fejsa i myśli sobie „no powiedz coś!” albo „po co ja tu właściwie przyjechałam!”. Jeśli taką ofiarę losu uda ci się rozruszać i zaangażować możesz uznać, że odniosłaś prawdziwy sukces, a na twoje kolejne spotkanie zgłosi się dwa razy więcej zainteresowanych.

W ubiegłym roku organizując warsztaty dla dzieci „Zainspiruj mnie mamo” wpadłam na pomysł, by zaprosić logopedę. Spotkanie było zorganiowane dla mieszkanek Łodzi. Mamy chętnie wysłuchały wykładu specjalisty, który uzmysłowił im jak ważna jest wczesna diagnostyka wad wymowy u dziecka i jak często ten problem jest pomijany przez pediatrów. Po wykładzie każda mama wraz ze swoją pociechą mogła indywidualnie w osobnym pomieszczeniu porozmawiać z logopedą i rozwiąc swoje wszelkie wątpliwości dotyczące rozwoju mowy dziecka. Uważam, że to był strzał w dzisiątkę, ponieważ zainteresowanie było ogromne.

Pamiętaj, kto tu rządzi

Jeszcze przed spotkaniem ustal kilka sztywnych zasad, z którymi muszą zapoznać się uczestniczki. Daruj sobie pieszczoty. Ty jesteś szefem i ty stawiasz warunki, a (jak kiedyś powiedział mi ktoś, kto od 20 lat prowadził firmę) „w interesach nie ma sentymentów„. Jakby nie było, twoja współpraca ze sponsorami to interes, za który odpowiadasz. Odpowiadasz swoją głową, za kilkanaście innych głów, które tak naprawdę mają w nosie, jak będziesz się tłumaczyła. Musisz liczyć się z tym, że znajdzie się czarna owca, która całkowicie oleje wszystko, na co godziła się przed zgarnięciem giftów, większość jednak weźmie sobie do serca, to co im przekażesz.

Poinformuj, czego oczekują sponsorzy, wyznacz termin napisania relacji ze spotkania. Termin niech będzie krótszy co najmniej o kilka dni niż ten ustalony ze sponsorami, bo zawsze znajdzie się jakaś niemota, która zacznie się tłumaczyć brakiem dostępu do internetu, chorobą dziecka, zmęczeniem, pracą, czy porwaniem przez kosmitów. Nie każdy podchodzi tak poważnie do blogowania jak ty i nie każdy ma ochotę wywiązywać się z narzuconych terminiów.

Miej zawsze plan B

Nie jesteś w stanie wszystkiego przewidzieć, to oczywiste, ale na wiele złośliwości losu możesz być przygotowana. Miej listę rezerwową blogerek, które nie zostawią cię w potrzebie i choćby miały przejechać setki kilometrów pojawią się na spotkaniu, kiedy nagle uczestniczki zaczną się wykruszać tłumacząc się zazwyczaj nagłą chorobą dziecka. Pamiętaj, co obiecywałaś sponsorom. Wypadałoby, żeby liczba uczestniczek się zgadzała. Ewentualnie możesz uzgodnić wcześniej ze sponsorem, że jeśli w spotkaniu weźmie udział mniej uczestniczek niż zapewniałaś, zorganizujesz np. konkurs, lub przekażesz torbę blogerce, której co prawda nie było na spotkaniu, ale chętnie zrecenzuje produkty.

Miej także plan B jeśli chodzi o warsztaty, wykłady czy inne atrakcje. Dzięki temu będziesz spokojniejsza i przyjemniej uda ci się spędzić czas z koleżankami, bo przecież przede wszystkim chodzi o dobrą zabawę.

Ambicje a możliwości

Oczywiście możesz skoczyć na głęboką wodę i zacząć planować weekendowy wyjazd do SPA, sesje zdjęciowe, metamofrozy uczestniczek itd, ale zastanów się czy warto? Rok temu marzyłam o zrobieniu czegoś takiego, co udało się zorganizować Ani (OkiemMamy.pl) i Ani (Przewijak.es) podczas Warsztatów motywacyjnych jestem SENSualna. Choć nie brałam udziału, wiem z kilku źródeł, że wszystko wypadło doskonale. Wyrazy szacunku i brawa dla organizatorek. Ja jednak uznałam, że zwyczajnie mi się nie chce.

Czy warto? Robisz to zupełnie za darmo. Poświęcasz swój czas, często zaniedbujesz swoje blogowe i prywatne obowiązki. Wysyłanie maili, planowanie, załatwianie, niezliczone rozmowy telefoniczne, dopinanie wszystkiego na ostatni guzik. Wszystko zupełnie za darmo. Nie do końca. Bo płacisz ty, swoim cennym czasem. Do tego nerwy i stres. Co w zamian? Myślisz, że ktoś zapamięta ciebie jako organizatorkę? Powiem ci szczerze, że jako sponsor wielu spotkań pamiętam tylko te organizatorki, które zupełnie nie miały pojęcia o organizacji.