Organizacja eventu – jak zapewnić wydarzeniu odpowiednią promocję?

Kto choć raz podjął się organizacji spotkania blogerskiego lub innego wydarzenia, wie z jakim ogromem pracy to się wiąże. Organizacja eventu jest niezwykle czasochłonnym procesem wymagającym dobrej i przemyślanej strategii. Nie sposób zadowolić każdego, ale organizator zawsze musi zadbać, by z wydarzenia byli zadowoleni sponsorzy, a uczestnicy nie odczuli, że mają wpychaną reklamę wprost do gardła.

Nie spotkałam się jeszcze, by ogranizator jakiegokolwiek wydarzenia był zainteresowany przeznaczaniem prywatnych pieniędzy na jego organizację. Poza mną, kiedy to organizując pierwszą edycję Radomskiego Plebiscytu Blogowego w niespełna miesiąc nie miałam czasu na pozyskiwanie sponsorów, a większość firm wolała przekazać upominki dla uczestników niż pieniądze na event, który niekoniecznie miał sie udać. Planując jednak kolejne edycje nie mogłam pozwolić sobie, by każdorazowo nadszarpywać prywatny budżet, tym bardziej, że moim marzeniem było stworzenie niepowtarzalnego cyklicznego wydarzenia w blogosferze.

Z drugą edycją Radomskiego Plebiscytu Blogowego poszło już znacznie łatwiej. Przygotowania rozpoczęłam kilka miesięcy wcześniej. Miałam czas na kontakt i negocjacje z potencjalnymi sponsorami, ale miałam coś jeszcze. Miałam video z poprzedniej edycji, relacje uczestników, wzmianki w lokalnych mediach, obszerną fotorelację. Jednym słowem mnóstwo dowodów na to, że warto zaufać mojemu wydarzeniu. Warto wziąć w nim udział i warto zaprezentować na nim swoją markę.

Organizacja eventu – od czego zacząć?

Jeśli czytałeś „Małego Księcia” wiesz, że dorośli lubią liczby, choć w sumie nie trzeba znać lektury, by o tym wiedzieć. By móc snuć jakiekolwiek plany musisz wiedzieć, jakimi funduszami będziesz dysponować. Należy więc szukać sponsorów, ale nie uda Ci się to, jeśli nie przedstawisz im ogólnego zarysu imprezy. Sponsorzy muszą wiedzieć, do ilu odbiorców trafi informacja o ich hojności. I wcale tu nie ironizuję. Współpraca ze sponsorami to czysty handel wymienny. Ty dostajesz wsparcie finansowe lub w postaci produktów/usług w zamian za zasięgi, liczby, rozgłos. Dlatego przed przygotowaniem oferty dla sponsorów należy skompletować listę patronów medialnych. Jeśli charakter twojego eventu jest naprawdę ciekawy, ma na celu działania charytatywne lub niesie szereg korzyści dla szerszego grona, zainteresowanie mediów nie będzie stwarzać problemów. Zwłaszcza jeśli chodzi o lokalne media.

Jeśli masz media, możesz szukać sponsorów. Musisz jednak zastanowić się, w jaki sposób chcesz zaprezentować marki, które wsparły organizowaną przez ciebie imprezę, tak by uczestniczy nie odczuli nachalności reklamy.

Najlepszym i najatrakcyjniejszym nośnikiem jest ścianka sponsorska. Wszyscy niejednokrotnie spotkaliśmy się z fotorelacjami z eventów, podczas których celebryci lśnili w blasku fleszy. Większość z nas zapewne choć raz pozazdrościła takiego fejmu. Ścianki sponsorskie zaczęły pojawiać się nie tylko na imprezach z udziałem gwiazd. Coraz częściej inwestują w nie również organizatorzy spotkań dla blogerów. Bo kto nie skusi się na zdjęcie na ściance?

Warto pomyśleć, by wśród partnerów eventu znalazła się drukarnia internetowa, która odciąży budżet i zadba o profesjonalne nośniki reklamowe. Takimi nośnikami mogą być scianki, rollupy, stojaki prezentacyjne, czy chociażby zaproszenia, jeśli event ma charakter imprezy zamkniętej.

O twoim evencie mają pamiętać nie tylko jego uczestnicy. Tak naprawdę, dopiero po wydarzeniu wieść o nim zaczyna się nieść w świat. Podczas jednej z warszawskich medialnych imprez usłyszałam zdanie: wiesz, tak naprawdę nie ważne, jak wypadła ta impreza, ważne jak teraz opiszą ją media. I niestety trochę muszę się z tym zgodzić.

Uczestników mogło być stu może nawet dwustu. Część wyjdzie zadowolona, znajdą się tacy, którzy wychwycą twoje błędy i będą się z tym obnosić. Nie jesteś w stanie przewidzieć ani zaplanować do ilu osób dzięki wideorelacji, fotorelacji czy wsparciu mediów dotrze informacja o twoim evencie. Wszyscy ocenią ją właśnie na podstawie, tego, co zobaczą.

Pamiętaj o przynajmniej dwóch fotografach (co jeśli nieszczęśliwym trafem jeden straci całą relację?) i osobę, która umie stworzyć profesjonalnee wideorelacje. Ta osoba musi wiedzieć, jak dlugi powinen być reportaż, z jakich elementów się składać, jak nienachalnie zaprezentować sponsorów i partnerów?

Organizacja eventu wymaga przemyślanego zadbania nie tylko o komfort i dobrą zabawę uczestników. To także estetyka, która w pierwszej kolejności będzie przemawiała do osób nieuczestniczących w wydarzeniu. Ale tych, które spotkały się ze wzmiankami o nim. Być może to właśnie pomoże podjąć im decyzję o udziale w kolejnym wydarzeniu organizowanym przez ciebie?