Organizacja pracy – moja metoda walki z zaległościami

Polub i udostępnij:

Praca w domu wymaga umiejętności organizacji czasu i odpowiedniej synchronizacji między obowiązkami zawodowymi a domowymi czy rodzinnymi. W moim przypadku całkowicie się to nie sprawdziło. Zdecydowałam się na codzienne wychodzenie do biura, które jest moją oazą spokoju, w którym mogę pracować i tworzyć. Organizacja pracy w biurze jest chyba jeszcze trudniejsza, ponieważ mój plan dnia musi zmieścić się w ramach czasowych, które sobie wyznaczyłam. Do tego potrzebuję pewnych narzędzi, sprawiają, że jestem bardziej zorganizowana, a moje działania wydajniejsze i efektywniejsze. I tak oto, mam swój własny system, który okazał się niezawodny. 

Organizacja pracy – jak pracuję, by osiągać szybsze efekty?

Czasami zarywam noce, czasami część pracy zlecam, by móc ruszyć do przodu. Popełniam błędy, muszę zawracać i zaczynać od nowa. Czasami okazuje się, że nic nie idzie zgodnie z planem i jeszcze wiele muszę się nauczyć, ale dzięki tym trzem prostym metodom, nie stoję w miejscu i nawet jeśli muszę zrobić krok w tył, to wiem, że znów szybko ruszę do przodu. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że różnego rodzaju aplikacje jeszcze bardziej mogłyby ułatwić mi życie, w tym wyoadku jednak zdecydowanie pozostaję przy tradycyjnych metodach. A oto one.

tablica planu miesięcznego

Tablica planu miesięcznego

O tablicy planu miesięcznego szczegółowo opowiadałam we wpisie Miesięczny planer do druku- zobacz dlaczego przestałam z niego korzystać! Jest to niezawodne narzędzie, które każdego dnia, jeszcze zanim uruchomi się komputer przypomina mi o tym, co mam w planach na dzień dzisiejszy i kilka kolejnych dni. Na tablicy zapisuję wszystkie najważniejsze wydarzenia, spotkania, zadania, o których nie mogę zapomnieć.

Tablica planu miesięcznego posiada również skrócony plan kolejnego miesiąca, jestem więc w stanie w pełni zapanować nad organizacją czasu na 8 najbliższych tygodni. Tablicę zawiesiłam tuż przy biurku, na wyciągnięcie prawej dłoni, nie ma więc możliwości, abym cokolwiek przeoczyła. Świetnie sprawdza się jako terminarz, w którym zapisuję kiedy i pod jaki numer muszę zadzwonić, by coś załatwić.

Podobną tablicę (jednak nie szklaną) sprawiłam moim córkom, które jak się okazało również lubią mieć kontrolę nad swoim czasem i planami na najbliższe dni i tygodnie.

Planner / kalendarz / organizer

Kalendarz ma na pewno każda z Was. Ja również już od czasów szkolnych starałam się notować w nich wszystkie najważniejsze wydarzenia, a nawet wspomnienia, bym po pewnym czasie mogła do nich wracać. Notuję luźne myśli, które później przeradzają się we wpisy, wydatki, obowiązki, ale przede wszystkim codzienne zadania do wykonania. I w tym przypadku również wypracowałam swój indywidualny system, który sprawdza się już od 4 lat. Kiedy urodziła się moja córka, a ja postanowiłam zrezygnować z etatu, potrzebowałam niezawodnej strategii, która pozwoli mi zrobić jak najwięcej przy absorbującym dziecku.

Zaczęłam od planowania. Usiadłam z kalendarzem i zanotowałam wszystko, co mam do zrobienia, ale tak, by każdy dzień zawierał tylko 3 pozycje. Kolejne zadania przenosiłam na następny dzień, tak że najbliższe dwa tygodnie miałam doskonale zaplanowane. Niektóre zadania brzmiały “napisać artykuł o…” a niektóre “napisać maila do..” lub “zadzwonić do…“. Oczywiste więc było, że wysłanie maila, czy skontaktowanie się z kimś zajmie nie więcej niż 10 minut, mimo to i tak nigdy nie wpisywałam więcej niż 3 punkty. Tworzyłam dopiero swoją firmę i wolałam to robić małymi kroczkami.

Po wykonaniu jednego zadania brałam się za kolejne. Plan dzienny to było minimum, które musiałam zrealizować. Szybko wpadłam w rytm i krótko potem okazało się, że doskonale wyrabiam swoją dzienną normę. Zaczęłam więc przechodzić do dnia następnego. Z dumą przyznałam, że przestaję mieć zaległości, co więcej jestem z materiałem do przodu.

Do dziś stosuję tę metodę. Z tą różnicą, że teraz moja organizacja pracy obejmuje minimum 5-6 punktów dziennie  i… jeden, o którym wspomnę za chwilę.

Słoik zadań – niespodzianek

Na ten pomysł wpadłam niedawno. Czasami, wyrabiając dzienną normę swoich obowiązków, myślałam o tym, by sięgnąć po coś, co od dawna zalega, choć realizacja wcale nie jest czasochłonna. Stworzyłam więc sobie listę zadań niepowiązanych ze sobą, a których realizacja sprawi, że postawię krok do przodu w realizacji kolejnego celu.

Każda z was posiada na pewno listę rzeczy do wykonania “kiedyś tam przy okazji”, jeśli nie na papierze, to gdzieś z tyłu głowy. Ta lista wciąż do nas wraca, a my ponownie ją odsuwamy, bo nigdy nie ma właściwego momentu, by zająć się realizacją. Moja metoda pozwala mi realizować pomysły, nawet te najdawniejsze.

Przede wszystkim samo spisanie tych zadań jest już ogromnym krokiem w kierunku ich realizacji. Na małych wyciętych z papieru paskach wypisałam wszystkie pomysły, jakie tylko przyszły mi do głowy, ale tylko te, których realizacja może sprawić mi przyjemność. Złożyłam je i wrzuciłam do słoika, który stoi na półce z książkami w moim biurze. Za każdym razem, kiedy mam czas lub ochotę, by zrobić, coś więcej, niż tylko to, co sobie zaplanowałam, sięgam po słoik i losuję zadanie. Zawsze uśmiechem reaguję na zapisaną informację i z ogromną frajdą biorę się za realizację. Karteczek w słoiku ubywa, zaległych niezrealizowanych pomysłów również. Słoik, dla odwiedzających mnie w biurze gości jest bardzo intrygujący, a dla mnie to świetna zabawa w osiąganie nawet tych celów, które nie są priorytetami.

Sama świadomość, że jestem w stanie zapanować nad obowiązkami sprawiała, że czuję się odprężona i bardziej zmotywowana. Moja organizacja pracy sprawiła, że zazwyczaj jestem ze zleceniami do przodu, jeśli jednak okazuje się, że z jakichś względów zaczynają pojawiać się zaległości i tkwię na dniu tygodnia, który jest już gdzieś za mną staram się znaleźć jeden dzień, bądź nawet zarwać noc i wypędzić zaległości. Panując nad czasem i planując obowiązki nie jestem więźniem swojej pracy i jeszcze bardziej doceniam możliwość pracy na własny rachunek.

Polub i udostępnij:

62 Replies to “Organizacja pracy – moja metoda walki z zaległościami

  1. Sloik to rewelacyjny pomysł. Az chciałabym poznać choć jeden zrealizowany plan z niego. Strasznie mnie zaciekawił.
    A tablica wygląda mega elegancko. Planner, no musi być jednak pod ręką…

  2. U mnie planner to podstawa – myślę, że bez niego praca nie szłaby tak sprawnie. Zdecydowanie jestem też fanką metod tradycyjnych, czyli co spisane na kartce to jednak na kartce, żadna aplikacja mi tego nie zastąpi 😉 Ten słoik to genialny pomysł – chyba namówiłaś mnie żeby coś takiego wypróbować – zastanawiam się czy by go nie wykorzystać do zadań domowych, a szczególnie do sprzątania, którego nienawidzę na tyle, że ciągle je odkładam. W szczególności jeśli chodzi o porządki w szafach :O

  3. Niezły pomysł z tym słoikiem. Co do organizacji, to mam lekkiego bzika na
    Tym punkcie i uczę domowników, że jak coś chcą, muszą zapisać to na Kartce, przyczepionej do lodówki. Nie wpisane rzeczy, nie zostają zrealizowane. Potem, raz w tyg przeglądam wszystkie sprawy i rozpisuję je na cały tydzień.

  4. Nigdy do tej pory nie spotkałam się z Słoikiem zadań- niespodzianek, WOW- jestem pod wrażeniem. Mój kalendarz ma takie ,,zadania do wykonania…” zawsze na początku miesiąca,ale zauważyłam, że najczęściej je przepisuję- a teraz już wyobraziłam sobie jak realizuje te odkładane sprawy…. Dzięki !!!

    1. Przypomnienia zaczęły mnie męczyć, zwłaszcza kiedy odzywały się w nieodpowiednim momen ie np. w aucie poczas jazdy czy jakiegoś spotkania. W moim przypadku niestety nie sprawdziła się ta forma.

  5. Ja postanowiłam się zabrać na serio za prowadzenie bloga, którego założyłam już ponad rok temu, ale niespecjalnie się na nim działo. Chciałabym ruszyć z blogowaniem na poważnie i w końcu wystartować z biznesem, o którym marzę od jakiegoś czasu (jest on w pewnym sensie związany z blogiem. Mam mocne postanowienie uporządkowania swojego czasu i sprawiedliwy podział między pracą na etacie, blogiem i przyszłą działalnością. Zaczęłam powoli planować tydzień i miesiąc, ciekawa jestem jak mi wyjdzie, gdyż do tej pory byłam niezbyt regularna w swoich działaniach.

  6. Przy takim natłoku pracy i nie mocy zapamiętania wszystkiego, taki terminarz czy kalendarz jest postawą aby osiągnąć taki mały sukces!
    A słoik? Kurcze genialny pomysł, na który bym pewnie nie wpadł. Dzięki za dodatkowy atut.

  7. Mnie się bardzo dobrze pracuje w domu. Jestem o wiele bardziej wydajna niż w biurze pełnym ludzi, gdzie ciagle ktoś przeszkadza. Swoją droga słoik zadań to świetny pomysł.

    1. W biurze zazwyczaj jestem sama, więc nic mnie nie rozprasza, ale podobne odczucia miałam kiedy pracowałam na etacie. Nie dało się skupić, choć lubiłam nasze burze mózgów.

  8. Ja jestem człowiek papierowy – kalendarz, planner miesięczny, planner tygodniowy – a do tego co wieczór planowany kolejny dzień. Dzięki temu udaje mi się ogarnąć nieogarnięte.

  9. Genialny wpis !
    Pracuję w domu, często ciężko wszystko mi ogarnąć. Niby coś planuję, a później jednak tego nie robię. Bo nie, bo wolę coś innego… i tak w kółko. Obowiązków jest coraz więcej, nagromadzone już nie sprawiają radości z tworzenia (zajmuję się rękodziełem). Od jutra (poniedziałek to wg mnie genialny dzień na wprowadzanie zmian) będę działać z planerem. A rzeczy, które odkładam już od roku (tak, niestety mam takie) z dumą wrzucę do słoiczka – ten pomysł jest naprawdę świetny !

  10. Słoik zadań stosowałam jak nie chciałam jeść słodkości. Co zamiast czekoladki… Pomysł na zaległe zadania – bardzo oryginalny. Pomysłowe.

  11. Fajny pomysł z tym słoikiem – muszę to wprowadzić w domu! Póki co zakupiłam swój pierwszy planer i jestem zachwycona, nie wiem jak kiedyś radziłam sobie tyli ze zwykłym kalendarzem.

  12. Próbowałam kilka razy z planerami miesięcznymi, jednak nie za bardzo mi pomagają. Z kalendarzem jest podobnie. Zawsze go mam, zapisuję sporadycznie, ale z zagądaniem do niego bywa różnie. Najlepiej u mnie sprawdzają się przypomnienia w telefonie, albo żółte karteczki przy biurku.

  13. Ja jestem kontrol-świrem i zawsze muszę mieć wszystko pod kontrolą, zaplanowane i na czas więc tablica uważam świetna sprawa bo wystarczy jeden rzut oka i wszystko widać jak na dłoni. Z planera korzystam już hoho… albo i dłużej więc to narzędzie nie jest mi obce. I HIT jak dla mnie to ten mały niewinnie wyglądający słoiczek … JESTEŚ GENIALNA ! 🙂 tego mi było trzeba. Od dawna zastanawiałam się co tu zrobić żeby te drobne sprawy, odkładane z dnia na dzień ząłatwić. No i masz, jest na to patent. Powoli, codziennie, systematycznie, małymi kroczkami do celu 🙂 Super pomysł, kradnę go i od jutra słoik jest też u mnie 🙂 Pozdrawiam

  14. Bardzo fajny i pomocny artykuł. Szczerze pisząc- nie planuje…Dlaczego? Bo i tak mi nic z tych planów nie wychodzi. Idę na żywioł i co zdołam zrobić w danym dniu to zrobię. Przyznam że to po części z lenistwa, po części z nieogarnięcia. Taka tablica to chyba dobry pomysł ale czy u mnie zda egzamin? Nie wiem, sprawdzę 🙂

  15. Super napisane! Ja to nigdy nie mogę się zorganizować. Musze zasięgnąć twoje rady i w końcu jakoś wszystko planować żeby się wyrobić.

  16. Ten słoik to sztos :D! Ja mam taki wirtualny słoik na Trello, na zasadzie zadań, którymi muszę się zająć, ale nie mają wysokiego priorytetu.
    Z organizera/kalendarza też korzystam na co dzień – świetnie mi się sprawdzają listy wszelkiej maści.
    Tylko miesięczny kalendarz na ścianie wisi pusty, bo zapominam go aktualizować 😛

  17. Słoik <3 Też ukradnę! Podświadomie zrobiłam sobie taką listę rzeczy do zrobienia. Ale z tym losowaniem w chwili wolnej ze słodkiego słoika? Super sprawa! Zazwyczaj też robiłam sobie listę zadań na każdy dzień. Z tym, że nie wszystkie udaje mi się robić. Wydaje mi się, że też powinnam je zredukować. Wszystko małymi krokami, ale jednak do przodu.
    Strasznie się cieszę, że tu weszłam.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *