Organizacja pracy – moja metoda walki z zaległościami

Polub i udostępnij:

Praca w domu wymaga umiejętności organizacji czasu i odpowiedniej synchronizacji między obowiązkami zawodowymi a domowymi czy rodzinnymi. W moim przypadku całkowicie się to nie sprawdziło. Zdecydowałam się na codzienne wychodzenie do biura, które jest moją oazą spokoju, w którym mogę pracować i tworzyć. Organizacja pracy w biurze jest chyba jeszcze trudniejsza, ponieważ mój plan dnia musi zmieścić się w ramach czasowych, które sobie wyznaczyłam. Do tego potrzebuję pewnych narzędzi, sprawiają, że jestem bardziej zorganizowana, a moje działania wydajniejsze i efektywniejsze. I tak oto, mam swój własny system, który okazał się niezawodny. 

Organizacja pracy – jak pracuję, by osiągać szybsze efekty?

Czasami zarywam noce, czasami część pracy zlecam, by móc ruszyć do przodu. Popełniam błędy, muszę zawracać i zaczynać od nowa. Czasami okazuje się, że nic nie idzie zgodnie z planem i jeszcze wiele muszę się nauczyć, ale dzięki tym trzem prostym metodom, nie stoję w miejscu i nawet jeśli muszę zrobić krok w tył, to wiem, że znów szybko ruszę do przodu. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że różnego rodzaju aplikacje jeszcze bardziej mogłyby ułatwić mi życie, w tym wyoadku jednak zdecydowanie pozostaję przy tradycyjnych metodach. A oto one.

tablica planu miesięcznego

Tablica planu miesięcznego

O tablicy planu miesięcznego szczegółowo opowiadałam we wpisie Miesięczny planer do druku- zobacz dlaczego przestałam z niego korzystać! Jest to niezawodne narzędzie, które każdego dnia, jeszcze zanim uruchomi się komputer przypomina mi o tym, co mam w planach na dzień dzisiejszy i kilka kolejnych dni. Na tablicy zapisuję wszystkie najważniejsze wydarzenia, spotkania, zadania, o których nie mogę zapomnieć.

Tablica planu miesięcznego posiada również skrócony plan kolejnego miesiąca, jestem więc w stanie w pełni zapanować nad organizacją czasu na 8 najbliższych tygodni. Tablicę zawiesiłam tuż przy biurku, na wyciągnięcie prawej dłoni, nie ma więc możliwości, abym cokolwiek przeoczyła. Świetnie sprawdza się jako terminarz, w którym zapisuję kiedy i pod jaki numer muszę zadzwonić, by coś załatwić.

Podobną tablicę (jednak nie szklaną) sprawiłam moim córkom, które jak się okazało również lubią mieć kontrolę nad swoim czasem i planami na najbliższe dni i tygodnie.

Planner / kalendarz / organizer

Kalendarz ma na pewno każda z Was. Ja również już od czasów szkolnych starałam się notować w nich wszystkie najważniejsze wydarzenia, a nawet wspomnienia, bym po pewnym czasie mogła do nich wracać. Notuję luźne myśli, które później przeradzają się we wpisy, wydatki, obowiązki, ale przede wszystkim codzienne zadania do wykonania. I w tym przypadku również wypracowałam swój indywidualny system, który sprawdza się już od 4 lat. Kiedy urodziła się moja córka, a ja postanowiłam zrezygnować z etatu, potrzebowałam niezawodnej strategii, która pozwoli mi zrobić jak najwięcej przy absorbującym dziecku.

Zaczęłam od planowania. Usiadłam z kalendarzem i zanotowałam wszystko, co mam do zrobienia, ale tak, by każdy dzień zawierał tylko 3 pozycje. Kolejne zadania przenosiłam na następny dzień, tak że najbliższe dwa tygodnie miałam doskonale zaplanowane. Niektóre zadania brzmiały “napisać artykuł o…” a niektóre “napisać maila do..” lub “zadzwonić do…“. Oczywiste więc było, że wysłanie maila, czy skontaktowanie się z kimś zajmie nie więcej niż 10 minut, mimo to i tak nigdy nie wpisywałam więcej niż 3 punkty. Tworzyłam dopiero swoją firmę i wolałam to robić małymi kroczkami.

Po wykonaniu jednego zadania brałam się za kolejne. Plan dzienny to było minimum, które musiałam zrealizować. Szybko wpadłam w rytm i krótko potem okazało się, że doskonale wyrabiam swoją dzienną normę. Zaczęłam więc przechodzić do dnia następnego. Z dumą przyznałam, że przestaję mieć zaległości, co więcej jestem z materiałem do przodu.

Do dziś stosuję tę metodę. Z tą różnicą, że teraz moja organizacja pracy obejmuje minimum 5-6 punktów dziennie  i… jeden, o którym wspomnę za chwilę.

Słoik zadań – niespodzianek

Na ten pomysł wpadłam niedawno. Czasami, wyrabiając dzienną normę swoich obowiązków, myślałam o tym, by sięgnąć po coś, co od dawna zalega, choć realizacja wcale nie jest czasochłonna. Stworzyłam więc sobie listę zadań niepowiązanych ze sobą, a których realizacja sprawi, że postawię krok do przodu w realizacji kolejnego celu.

Każda z was posiada na pewno listę rzeczy do wykonania “kiedyś tam przy okazji”, jeśli nie na papierze, to gdzieś z tyłu głowy. Ta lista wciąż do nas wraca, a my ponownie ją odsuwamy, bo nigdy nie ma właściwego momentu, by zająć się realizacją. Moja metoda pozwala mi realizować pomysły, nawet te najdawniejsze.

Przede wszystkim samo spisanie tych zadań jest już ogromnym krokiem w kierunku ich realizacji. Na małych wyciętych z papieru paskach wypisałam wszystkie pomysły, jakie tylko przyszły mi do głowy, ale tylko te, których realizacja może sprawić mi przyjemność. Złożyłam je i wrzuciłam do słoika, który stoi na półce z książkami w moim biurze. Za każdym razem, kiedy mam czas lub ochotę, by zrobić, coś więcej, niż tylko to, co sobie zaplanowałam, sięgam po słoik i losuję zadanie. Zawsze uśmiechem reaguję na zapisaną informację i z ogromną frajdą biorę się za realizację. Karteczek w słoiku ubywa, zaległych niezrealizowanych pomysłów również. Słoik, dla odwiedzających mnie w biurze gości jest bardzo intrygujący, a dla mnie to świetna zabawa w osiąganie nawet tych celów, które nie są priorytetami.

Sama świadomość, że jestem w stanie zapanować nad obowiązkami sprawiała, że czuję się odprężona i bardziej zmotywowana. Moja organizacja pracy sprawiła, że zazwyczaj jestem ze zleceniami do przodu, jeśli jednak okazuje się, że z jakichś względów zaczynają pojawiać się zaległości i tkwię na dniu tygodnia, który jest już gdzieś za mną staram się znaleźć jeden dzień, bądź nawet zarwać noc i wypędzić zaległości. Panując nad czasem i planując obowiązki nie jestem więźniem swojej pracy i jeszcze bardziej doceniam możliwość pracy na własny rachunek.

Polub i udostępnij:

62 komentarze

  • Ewelina 20 września 2017 at 15:56

    Sloik to rewelacyjny pomysł. Az chciałabym poznać choć jeden zrealizowany plan z niego. Strasznie mnie zaciekawił.
    A tablica wygląda mega elegancko. Planner, no musi być jednak pod ręką…

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:03

      Na kilku z nich są niektóre nasze wspólne zadania np. zakładka Współpraca

      Reply
  • momandlilgirl.pl 21 września 2017 at 09:34

    Kalendarz – bez niego ani rusz 🙂

    Reply
  • Daria | Mistrzyni Codzienności 21 września 2017 at 09:50

    Słoik zadań bardzo mi się podoba! Takie przyjemne zaskakiwanie siebie przyjemnościami. Bardzo fajny pomysł!

    Reply
  • healthystyle 21 września 2017 at 09:59

    U mnie planner to podstawa – myślę, że bez niego praca nie szłaby tak sprawnie. Zdecydowanie jestem też fanką metod tradycyjnych, czyli co spisane na kartce to jednak na kartce, żadna aplikacja mi tego nie zastąpi 😉 Ten słoik to genialny pomysł – chyba namówiłaś mnie żeby coś takiego wypróbować – zastanawiam się czy by go nie wykorzystać do zadań domowych, a szczególnie do sprzątania, którego nienawidzę na tyle, że ciągle je odkładam. W szczególności jeśli chodzi o porządki w szafach :O

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:07

      Sloik ma też świetne zastosowanie w pokoju córek, które każdego dnia mają jedno zadanie do wykonania, jak np. segregowanie puzzli czy klocków ☺

      Reply
  • Karolina / Nasze Bąbelkowo 21 września 2017 at 10:50

    Ten pomysł ze słoikiem jest genialny ! – pod warunkiem, że znajdują się w nim tylko przyjemne i miłe rzeczy 😉 Sama chyba coś takiego uskutecznię , dzięki za inspirację 🙂

    Reply
  • Iwona 21 września 2017 at 11:26

    Niezły pomysł z tym słoikiem. Co do organizacji, to mam lekkiego bzika na
    Tym punkcie i uczę domowników, że jak coś chcą, muszą zapisać to na Kartce, przyczepionej do lodówki. Nie wpisane rzeczy, nie zostają zrealizowane. Potem, raz w tyg przeglądam wszystkie sprawy i rozpisuję je na cały tydzień.

    Reply
  • Palec pod budkę 21 września 2017 at 13:11

    Nigdy do tej pory nie spotkałam się z Słoikiem zadań- niespodzianek, WOW- jestem pod wrażeniem. Mój kalendarz ma takie ,,zadania do wykonania…” zawsze na początku miesiąca,ale zauważyłam, że najczęściej je przepisuję- a teraz już wyobraziłam sobie jak realizuje te odkładane sprawy…. Dzięki !!!

    Reply
  • Matka na Szczycie 21 września 2017 at 14:38

    Ja organizacji pracy to się nigdy nie nauczę, ale paradoksalnie – im więcej mam do zrobienia, tym szybciej mi to idzie 😉

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:09

      Mam dokładnie tak samo. Kiedy mam za mało do zrobienia strasznie mnie to rozleniwia i w efekcie nie robię nic.

      Reply
  • Bożena 21 września 2017 at 14:43

    Metoda prób i błędów poszłam wreszcie w elektroniczną wersję organizera. Zwyczajnie zapisuję w kalendarzu i ustawiam alarmy.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:10

      Przypomnienia zaczęły mnie męczyć, zwłaszcza kiedy odzywały się w nieodpowiednim momen ie np. w aucie poczas jazdy czy jakiegoś spotkania. W moim przypadku niestety nie sprawdziła się ta forma.

      Reply
  • Magda 21 września 2017 at 14:44

    Na razie przejrzałam tylko Twój tekst, ale jestem bardzo zainteresowana, więc dziś wieczorem przestudiuję dokładnie Twoje metody 🙂

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:11

      Bardzo dziękuję ☺

      Reply
  • Michał 22 września 2017 at 06:52

    Fajne pomysły! Napewno jakiś wykorzystam, bo jak do tej pory moje działania są bardzo “spontaniczne” Haos wszędzie

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:11

      Chaos czasami też jest wskazany ☺

      Reply
  • Bieniasz Makeup 22 września 2017 at 09:17

    Ja postanowiłam się zabrać na serio za prowadzenie bloga, którego założyłam już ponad rok temu, ale niespecjalnie się na nim działo. Chciałabym ruszyć z blogowaniem na poważnie i w końcu wystartować z biznesem, o którym marzę od jakiegoś czasu (jest on w pewnym sensie związany z blogiem. Mam mocne postanowienie uporządkowania swojego czasu i sprawiedliwy podział między pracą na etacie, blogiem i przyszłą działalnością. Zaczęłam powoli planować tydzień i miesiąc, ciekawa jestem jak mi wyjdzie, gdyż do tej pory byłam niezbyt regularna w swoich działaniach.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:12

      Trzymam mocno kciuki

      Reply
  • Monika 22 września 2017 at 12:02

    Chyba znalazłam idealne rozwiązanie dla siebie! Mam te same odczucia do drukowanych planerów.

    Reply
  • Siódmy w Świecie 23 września 2017 at 12:34

    Przy takim natłoku pracy i nie mocy zapamiętania wszystkiego, taki terminarz czy kalendarz jest postawą aby osiągnąć taki mały sukces!
    A słoik? Kurcze genialny pomysł, na który bym pewnie nie wpadł. Dzięki za dodatkowy atut.

    Reply
  • lekka-zmiana.pl 23 września 2017 at 15:10

    U mnie niezmiennie króluje kalendarz.

    Reply
  • Monika 24 września 2017 at 10:32

    Mnie się bardzo dobrze pracuje w domu. Jestem o wiele bardziej wydajna niż w biurze pełnym ludzi, gdzie ciagle ktoś przeszkadza. Swoją droga słoik zadań to świetny pomysł.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:14

      W biurze zazwyczaj jestem sama, więc nic mnie nie rozprasza, ale podobne odczucia miałam kiedy pracowałam na etacie. Nie dało się skupić, choć lubiłam nasze burze mózgów.

      Reply
  • Patrycja 24 września 2017 at 10:51

    Ja jestem człowiek papierowy – kalendarz, planner miesięczny, planner tygodniowy – a do tego co wieczór planowany kolejny dzień. Dzięki temu udaje mi się ogarnąć nieogarnięte.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:14

      Mam dokładnie tak samo.

      Reply
  • Malwina 24 września 2017 at 11:10

    kalendarz i notes to podstawa!:)

    Reply
  • JustIN my body 24 września 2017 at 11:13

    Tablica naprawdę cudowna, kalendarz to coroczne must have, a słoik bardzo fajny, sama chyba pomyślę nad takim 🙂

    Reply
  • Emilia Wróbel 24 września 2017 at 13:24

    Fajny pomysł że słoikiem, chyba ukradnę ten pomysł

    Reply
  • Julia 24 września 2017 at 13:27

    Tak! słoik jest super, zaraz potnę na paski moją listę “zrobić w wolnej chwili” i wrzucę do słoja 🙂 pozdrawiam

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:15

      Dobrej zabawy

      Reply
  • Skrzypczyni 24 września 2017 at 16:18

    Nie umiem funkcjonować bez zapisywania swoich zadań i pomysłów. A najbardziej lubię odhaczać załatwione sprawy 😀

    Reply
  • PaulinaWu - Lemonade St. 24 września 2017 at 17:41

    Bez mojego kalendarza – planera nie wyobrażam sobie już codziennego życia 🙂 świetny pomysł ze słoikiem zadań – niespodzianek! Pozdrawiam!

    Reply
  • Syntia 24 września 2017 at 17:48

    Genialny wpis !
    Pracuję w domu, często ciężko wszystko mi ogarnąć. Niby coś planuję, a później jednak tego nie robię. Bo nie, bo wolę coś innego… i tak w kółko. Obowiązków jest coraz więcej, nagromadzone już nie sprawiają radości z tworzenia (zajmuję się rękodziełem). Od jutra (poniedziałek to wg mnie genialny dzień na wprowadzanie zmian) będę działać z planerem. A rzeczy, które odkładam już od roku (tak, niestety mam takie) z dumą wrzucę do słoiczka – ten pomysł jest naprawdę świetny !

    Reply
  • Lila 24 września 2017 at 17:48

    Słoik zadań stosowałam jak nie chciałam jeść słodkości. Co zamiast czekoladki… Pomysł na zaległe zadania – bardzo oryginalny. Pomysłowe.

    Reply
  • Małgorzata Florkowska 24 września 2017 at 17:51

    Tez niestety gubie kalendarze albo zostawiam i potem zapominam o czyms

    Reply
  • Ewa Pe 24 września 2017 at 17:51

    Tablica zadań na miesiąc, kalendarz to i u mnie must have. Ale pomysł ze słoikiem rewelacyjny! Wykorzystam go do domowych zadań!

    Reply
  • thesimplesample.wordpress.com 24 września 2017 at 18:11

    Ja wszystkie plany zapisuje w kalendarzu książkowym, ale czasem dopada mnie taki leń, którego wołami się nie wyciągnie 😀 co wtedy???

    Reply
  • Tymek z Mobilne Fotografie 24 września 2017 at 18:11

    Czytając twój wpis muszę lepiej zorganizować lepiej swój czas.

    Reply
  • Matkatesterka 24 września 2017 at 18:13

    Fajny pomysł z tym słoikiem – muszę to wprowadzić w domu! Póki co zakupiłam swój pierwszy planer i jestem zachwycona, nie wiem jak kiedyś radziłam sobie tyli ze zwykłym kalendarzem.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:16

      Takie same odczucia miałam kiedy sięgnęłam po pierwszy planer ☺

      Reply
  • Time for Panda 24 września 2017 at 18:51

    Próbowałam kilka razy z planerami miesięcznymi, jednak nie za bardzo mi pomagają. Z kalendarzem jest podobnie. Zawsze go mam, zapisuję sporadycznie, ale z zagądaniem do niego bywa różnie. Najlepiej u mnie sprawdzają się przypomnienia w telefonie, albo żółte karteczki przy biurku.

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:16

      Żółte karteczki też kiedyś u mnie królowały ☺

      Reply
  • Wioleta 24 września 2017 at 19:12

    Ja jestem kontrol-świrem i zawsze muszę mieć wszystko pod kontrolą, zaplanowane i na czas więc tablica uważam świetna sprawa bo wystarczy jeden rzut oka i wszystko widać jak na dłoni. Z planera korzystam już hoho… albo i dłużej więc to narzędzie nie jest mi obce. I HIT jak dla mnie to ten mały niewinnie wyglądający słoiczek … JESTEŚ GENIALNA ! 🙂 tego mi było trzeba. Od dawna zastanawiałam się co tu zrobić żeby te drobne sprawy, odkładane z dnia na dzień ząłatwić. No i masz, jest na to patent. Powoli, codziennie, systematycznie, małymi kroczkami do celu 🙂 Super pomysł, kradnę go i od jutra słoik jest też u mnie 🙂 Pozdrawiam

    Reply
    • Webska 24 września 2017 at 19:17

      Cudownie czytać takie słowa. Dziękuję.

      Reply
  • Martyna 24 września 2017 at 19:29

    Organizacja pracy to bardzo ważna rzecz.

    Reply
  • Marzena Rzadkowska 24 września 2017 at 19:30

    Bardzo fajny i pomocny artykuł. Szczerze pisząc- nie planuje…Dlaczego? Bo i tak mi nic z tych planów nie wychodzi. Idę na żywioł i co zdołam zrobić w danym dniu to zrobię. Przyznam że to po części z lenistwa, po części z nieogarnięcia. Taka tablica to chyba dobry pomysł ale czy u mnie zda egzamin? Nie wiem, sprawdzę 🙂

    Reply
  • max i mama 24 września 2017 at 19:51

    kalendarz czy planer to moi codziennie przyjaciele. A ten pomysł ze słoikiem bomba. Podpatrze go i zobaczę jak u mnie się sparwdzi.

    Reply
  • Mamusiowelove 24 września 2017 at 20:01

    Ja tak samo mam problem z planowaniem bo zawsze coś plany popsuje 🙁
    Przyznam szczerze że słoiczek bardzo mi się podoba!
    Buziaki

    Reply
  • ISIHAMBI 24 września 2017 at 20:03

    Organizacja nigdy nie była moją mocną stroną 😉 Jednak nad planerem zastanawiam się od dawna 🙂

    Reply
  • Mamamaiblog 24 września 2017 at 21:46

    Super napisane! Ja to nigdy nie mogę się zorganizować. Musze zasięgnąć twoje rady i w końcu jakoś wszystko planować żeby się wyrobić.

    Reply
  • Małgorzata 25 września 2017 at 08:22

    Świetny pomysł! Chyba zastosuję! Tak prosty a tak skuteczny! I przy tym nutka zabawy.

    Reply
  • Diana z Pieniadzjestkobieta 25 września 2017 at 09:14

    Pomysł ze słoikiem genialny! Pozostałe sposoby też stosuję z powodzeniem 🙂

    Reply
  • Natalia 25 września 2017 at 09:26

    Ten słoik to sztos :D! Ja mam taki wirtualny słoik na Trello, na zasadzie zadań, którymi muszę się zająć, ale nie mają wysokiego priorytetu.
    Z organizera/kalendarza też korzystam na co dzień – świetnie mi się sprawdzają listy wszelkiej maści.
    Tylko miesięczny kalendarz na ścianie wisi pusty, bo zapominam go aktualizować 😛

    Reply
  • Ewa 25 września 2017 at 10:18

    Nie wyobrażam sobie dnia bez listy zadań. Chyba niczego bym nie ogarnęła 🙂

    Reply
  • Ajga 25 września 2017 at 19:07

    Jak na razie korzystam z kalendarza i fajnie się sprawdza. Chętnie wypróbuję Twoje pomysły; być może pomogą mi z organizacją 🙂

    Reply
  • Mama Kubusia 26 września 2017 at 19:11

    Ja mimo wszystko wolę podręczne planery, które zawsze mogę ze sobą gdzieś zabrać. 😉
    Ale mimo wszystko super – każda z nas ma swój sposób na organizację.

    Reply
  • Nianio.com.pl 26 września 2017 at 22:58

    Tablica wyglada rewelacyjnie a słoik to idealny patent, musze sobie taki sam zrobic

    Reply
  • Gosia 29 września 2017 at 10:16

    Słoik <3 Też ukradnę! Podświadomie zrobiłam sobie taką listę rzeczy do zrobienia. Ale z tym losowaniem w chwili wolnej ze słodkiego słoika? Super sprawa! Zazwyczaj też robiłam sobie listę zadań na każdy dzień. Z tym, że nie wszystkie udaje mi się robić. Wydaje mi się, że też powinnam je zredukować. Wszystko małymi krokami, ale jednak do przodu.
    Strasznie się cieszę, że tu weszłam.

    Reply
  • Maria 14 października 2017 at 09:13

    Przydadzą się te sposoby 😉 Szczególnie jak pracuję się w domu

    Reply
  • ISIHAMBI 22 października 2017 at 09:05

    Niestety moją zgubą jest ten brak planowania – zawsze robię wszystko na ostatnią chwilę, zapominam o czymś i robię to na biegu. Fajny wydaje się miesięczny planner. 🙂

    Reply
  • Sikoreczka 22 października 2017 at 20:27

    Bardzo ciekawy pomysł z tym słoikiem. Ogólnie w moim życiu jest tak, że im więcej mam planów im więcej muszę zrobić w danym dniu tym bardziej jest on zorganizowany.

    Reply

Leave a Comment

Facebook

Get the Facebook Likebox Slider Pro for WordPress