Planowanie w firmie – znaczenie i wyznaczanie

Polub i udostępnij:

0

20

Pierwszym etapem zakładania własnej firmy jest stworzenie biznesplanu, czyli dokumentu, który zawiera opis celów, jakie zamierzamy zrealizować, ocenę opłacalności przedsięwzięcia oraz uwarunkowania rynkowe, finansowe, organizacyjne czy marketingowe. Zatem tworzenie biznesu rozpoczynamy od planu, który powinien towarzyszyć nam na każdym etapie rozwoju firmy, każdego dnia. Zazwyczaj planujemy dzień, tydzień, miesiąc, uwzględniając obowiązki zawodowe, macierzyńskie, domowe i staramy się pilnować harmonogramu, zwłaszcza jeśli uwzględnia ważne terminy spotkań, wydarzeń, wizyt lekarskich, szkoleń. Planowanie w firmie przebiega na podobnych zasadach. Musimy zadbać o to, by wszystkie procesy zachodziły płynnie, realizacje odbywały się w wyznaczonych przez nas terminach, a rozwój biznesu przebiegał zgodnie z naszymi pierwotnymi założeniami. 

Czym jest planowanie w firmie?

Planować można przebieg dnia, czy tygodnia, spotkania czy urlop. W przypadku własnej działalności mówimy o planowaniu gospodarczym, którym jest określenie przyszłych celów i zadań oraz sposobu ich realizacji. Eksperci stworzyli również definicję, z której wynika, że planowanie w firmie to uporządkowanie działań w logiczną i spójną całość, które zachowuje synchronizację i balans pomiędzy czasem oraz zasobami niezbędnymi do wykonania tych działań.

Planowanie w firmie, nawet jeśli jest to jednoosobowa działalność, pozwala określić cele i dobrać do nich strategie umożliwiające realizację. Nie jest to jednak formułowanie celów, ponieważ te powinniśmy mieć już wcześniej określone. Planowanie to rozczłonkowanie każdego celu na etapy, które realizowane w odpowiedniej kolejności torują drogę do osiągnięcia danego celu. Korzyścią wynikającą z planowania jest klarowna perspektywa rozwoju firmy i sukcesu, któy znacznie łatwiej jest osiągnąć, kiedy wiemy, w jakim kierunku zmierzamy.

Zobacz: Jak skutecznie zarządzać swoimi projektami?

Uwzględniając ramy czasowe, planowanie możemy podzielić na:

• długookresowe – obejmuje okres powyżej 5 lat i służy do wytyczania ścieżek rozwoju oraz sposobów realizowania tego, co zamierzamy osiągnąć w przyszłości,
• średniookresowe – obejmuje szczegółowe plany realizacji nadrzędnych celów w planowanym okresie od 2 do 5 lat,
• krótkookresowe – obejmuje określenie zadań, które powinniśmy wykonać w przeciągu kilku miesięcy do roku, aby osiągnąć założenia planu długoterminowego. Oznacza to, że plany krótkookresowe mają kluczowe znaczenie w rozwoju biznesu i powinniśmy realizować je z niezwykłą dbałością i konsekwencją.

Warto również wspomnieć, że planowanie w firmie pozwala wpływać na kreowanie przyszłości, harmonizuje działania, pozwala ustalić hierarchię celów, powiązywać je ze sobą i wyznaczać kolejność ich realizacji oraz pozwala przygotować się do przetrwania ewentualnych kryzysów.

Plany krótkookresowe – jak właściwie je określać?

Planowanie krótkookresowe jest niezwykle ważne, zwłaszcza w przypadku działalności jednoosobowej. Świadcząc usługi (z reguły online) czy sprzedając własny produkt w sieci musimy jednocześnie zadbać o aspekty produkcyjne (tworzenie fizycznych produktów np. diy lub wirtualnych tj. szkolenia, ebooki, kursy itp.), techniczne (np. płynne składanie zamówień na materiały czy półprodukty), administracyjne (fakturowanie, sprawne odpowiadanie na maile), marketingowe i PR-owe (budowanie wizerunku marki, pozyskiwanie klientów, docieranie do szerszego grona odbiorców). To również praca w social mediach (social media marketing, influencer marketing) i budowanie relacji z odbiorcami.

Niezależnie od branży pracy jest dużo i jeśli chcemy wszystkiemu podołać samodzielnie (przynajmniej początkowo) niezbędna jest dobra organizacja pracy oparta na przemyślanym planowaniu i dyscyplina. Należy pamiętać, by każdego dnia poświęcać należytą uwagę każdemu wyżej wymienionemu aspektowi. tylko dzięki temu rozwój będzie przebiegał płynnie, wielotorowo i sprawnie.

Planer – zrób to dobrze

Wszystko powoli przenosi się do wirtualnego świata, włącznie z terminarzami i wszelkimi aplikacjami, których zadaniem jest zapanowanie nad naszym codziennym chaosem i nadążanie za szybkim tempem dnia codziennego. Ja jednak pozostaję wierna (jak wiele innych osób) tradycyjnym metodom planowania oraz organizowania pracy i życia, i po prostu muszę mieć pod ręką planer. Wiem, ile czasu poświęcam na pracę, ile w tym czasie jestem w stanie wykonać i jak przebiega mój dzienny harmonogram, który wciąż ulega modyfikacji, w zależności od etapu w moim życiu i życiu mojej rodziny. Wiem jednak, że to, czego nie uda mi się zrealizować w ciągu dnia, będę musiała nadrobić późnym wieczorem lub w weekend, tak by tydzień zamykać brakiem jakichkolwiek zaległości.

By o niczym nie zapomnieć, prowadzić przejrzyste notatki i listy zadań do wykonania, pomaga mi planer ZRÓB TO DOBRZE, który został stworzony przez kobietę, która podobnie jak ja miała dosyć przesyconych treścią i rubrykami kalendarzy, terminarzy i planerów.

Ewa Jach, bo tak nazywa się twórczyni planera, stworzyła narzędzie z myślą o sobie i jak sama przyznaje: „Ja na co dzień nie potrafię żyć bez zapisywania notatek na karteczkach, albo spisywania wszystkich codziennych rzeczy w kalendarzu. Ale co roku stykałam się z problemem szukania kalendarza, który będzie miał dużo miejsca na moje zapiski i nie będzie miał dodatkowych, niepotrzebnych stron do wypełniania bądź zapisanych informacjami jak instrukcja pierwszej pomocy, bądź lista międzynarodowych połączeń.” Nie sposób nie zgodzić się z tymi słowami, ponieważ sama przez kilka lat kupowałam kalendarze składające się wyłącznie z samych kartek w kratkę i żadnych więcej dodatków, ponieważ dla mnie najważniejsze znaczenie miało, to co sama zanotowałam i to te informacje chciałam sprawnie odnajdywać.

Planer ZRÓB TO DOBRZE nie jest datowany, dzięki czemu w każdej chwili możemy porzucić kalendarz, z którego nie jesteśmy zadowoleni i chociażby od przyszłego tygodnia możemy zacząć korzystać z tego. Nie trzeba czekać do końca roku i dla mnie to był strzał w dziesiątkę, ponieważ 1 sierpnia podjęłam się wyzwania, z którego prowadzę skrzętne notatki każdego dnia. Planer posłużył mi jako doskonałe narzędzie motywacyjne, organizacyjne i archiwizacyjne.

Nie jest przesycony rubrykami i informacjami, z których rzadko korzystamy, nie zawiera nadmiaru pól do wypełniania i zbędnych zapychaczy, których celem jest uatrakcyjnienie planera, choć w praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Dodatkowym atutem planera jest to, że samodzielnie możemy wybrać jedną spośród dziewięciu różnych okładek, dzięki czemu będzie odpowiadał również wizualnie naszym oczekiwaniom i nabierze jeszcze bardziej spersonalizowanego charakteru. Do planera za niewielką dopłatą można dokupić zestaw naklejek (ikonek), które usprawnią organizację i przejrzystość notatek.

I przyszedł czas na największy atut planera. Cena. Szukając idealnych planerów dla siebie, trafiałam na takie, które kosztowły 100, 150, a nawet 200 zł. Wiem, że jest to jednorazowa inwestycja na cały rok i dla niektórych nie stanowi problemu. Jednak wiele osób, stawiających pierwsze kroki w biznesie niezbyt chętnie decyduje się na taki wydatek, a dobra organizacja pracy jest im tak samo potrzebna, jak osobom na wysokich szczeblach kariery. I tu z pomocą przychodzi planer ZRÓB TO DOBRZE, za który należy zapłacić 25 zł (lub 30 zł za zestaw składający się z: planera, naklejek, notesu „to do list” i długopisu).

ZRÓB TO DOBRZE posiada również wersję akademicką przygotowaną dla studentów. Ta wersja również posiada kilka propozycji okładek, udogodnienia związane z organizacją nauki, miejsce na terminy kolokwiów i notatki. Nie traci przy tym typowego dla siebie minimalizmu i estetyki. Planer akademicki kosztuje jedyne 22 zł, nie stanowi więc dużego obciążenia budżetu.

Planowanie w firmie (i nie tylko) powinno obejmować realne cele, tj. powinniśmy określać cele i termin ich realizacji, które są możliwe w realizacji. Jeśli nie radzimy sobie z terminowym ich wykonaniem, warto np. skorzystać z pomocy freelancera, który wykona pracę za nas, a my będziemy mogli skupić się na innych aspektach umożliwiających rozwój i przybliżających nas do osiągnięcia sukcesu.