Zasada memoriałowa i zasada kasowa w księgowości

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą musi liczyć się z nałożonymi na nią obowiązkami księgowo-skarbowymi oraz orientować się w przepisach Ustawy o rachunkowości. Jedną z podstawowych zasad z niej wynikających jest zasada memoriałowa, którą stosuje się alternatywnie do metody kasowej.

W tym artykule dowiesz się, na czym polegają metoda memoriałowa oraz metoda kasowa, czym się różnią, kto może z nich skorzystać oraz jakie mają wady i zalety. Dzięki tym informacjom nie będziesz miał wątpliwości, którą z metod powinieneś zastosować w praktyce i z jakich norm prawnych to wynika.

Co to jest zasada memoriałowa?

Zasada memoriałowa (ang. the accrual principle) zaczęła być stosowana już na przełomie XIV i XV wieku. Nie miała ona wtedy jeszcze aż tak dużego znaczenia praktycznego, którego to zaczęła nabierać dopiero w zeszłym stuleciu.

W miarę rozwoju przedsiębiorczości i przeniesienia ciężaru gospodarki na sektor prywatny okazało się, że zgodne z prawdą obliczenie dokładnego wyniku finansowego jednostki jest ściśle związane z określeniem momentu wygenerowania przychodu i poniesienia kosztów.

W polskim systemie prawnym zasada memoriałowa została określona w art. 6 Ustawy o rachunkowości z 29.09.1994 (Zasada memoriału i współmierności), który to stanowi następująco:

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z powyższego artykułu możemy wywnioskować, że samo zdarzenie ekonomiczne związane z przychodem uznaje się z moment powstania tegoż przychodu. Co za tym idzie, przykładowo, dla sprzedaży towarów, przychód rozpoznajemy w momencie, w którym towar został wydany klientowi, a nie w momencie dokonania zapłaty przez klienta.

W praktyce, księgujemy zatem przychód jeszcze zanim kwota zakupu zostanie uiszczona, co rodzi określone konsekwencje podatkowe. A zatem w księdze rachunkowej przedsiębiorca musi ująć wszystkie przychody osiągnięte w danym roku obrotowym oraz związane z nim koszty, takie jak
podatek VAT.

Zasada memoriałowa, jak wynika z art. 6 Ustawy o rachunkowości stosowana jest zarówno do ksiąg rachunkowych jak i rocznych sprawozdań finansowych.

Na gruncie prawa unijnego zasada memoriałowa obowiązuje od 2005 roku, kiedy to zastąpiła zasadę kasową, którą za chwilę omówimy. Reforma ta została wprowadzona w celu dostosowania prawa wspólnotowego do światowych standardów z zakresu rachunkowości.

Nawet Europejska Federacja Księgowych zaleca sposób memoriałowy (szczególnie podmiotom publicznym) w celu zwiększenia wiarygodności oraz przejrzystości prowadzonych ksiąg.

Jakie są wady i zalety metody memoriałowej?

Jedną z najważniejszych zalet korzystania z metody memoriałowej jest niewątpliwie przejrzystość prowadzonej rachunkowości. Daje ona niezwykle klarowny obraz sytuacji finansowej danego przedsiębiorstwa oraz umożliwia precyzyjne śledzenie przychodów oraz kosztów.

Umożliwia ona podejmowanie trafnych decyzji strategicznych na podstawie realnych miesięcznych sprzedaży oraz wydatków, ponieważ rejestruje zdarzenia w momencie dokonania transakcji, a nie zapłaty za nią.

Korzystanie z zasady memoriałowej umożliwia też lepszy wgląd podmiotów zewnętrznych w sytuację danego przedsiębiorstwa. Jest to znaczne ułatwienie podczas kontroli finansowych, zarówno dla kontrolującego jak i kontrolowanego podmiotu.

Metoda memoriałowa jednak charakteryzuje się większym stopniem skomplikowania niż alternatywna dla niej metoda kasowy. Sprawia ona niekiedy problemy przedsiębiorcom, który często w celu jej lepszego zrozumienia sięgają po różne metody dokształcania z zakresu księgowości.

Zasada memoriałowa może również niekorzystnie wpływać na płynność finansową przedsiębiorstwa, gdyż podatek od sprzedanych towarów czy usług musisz uiścić w odpowiedni terminie skorelowany z momentem dokonania transakcji, a nie wpłynięcia zapłaty za nią.

Z pewnością prowadzenie księgowości pełnej, które wymaga stosowania tej zasady, jest również kosztowne z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Czym jest zasada kasowa?

Zasada kasowa jest swego rodzaju alternatywą dla zasady memoriałowej i działa na podstawie mechanizmu do niej przeciwnego. A zatem w metodzie kasowej księgowane są realne przychody i koszty, w momencie ich wpłynięcia i poniesienia.

Analogicznie zatem, sprawozdanie finansowe uwzględniać będzie nie samo zdarzenie ekonomiczne, lecz już jego finansowy skutek. Zaksięgujesz zatem sprzedaż nie w momencie dokonania transakcji, lecz w momencie wpłynięcia odpowiedniej kwoty z nią związanej.

Zasada kasowa jest zdecydowanie prostsza, lecz nie jest pozbawiona wad. Utrudnia ona możliwość realnej bieżącej analizy finansowej przedsiębiorstwa oraz negatywnie wpływa na skuteczność podejmowania strategicznych decyzji.

Kto może stosować zasadę kasową?

A zatem, otwieram firmę i muszę zadbać o księgowość. Jaką zasadę mogę wybrać? Czy zasada kasowa będzie znajdowała zastosowanie w mojej działalności?

Zasada kasowa zarezerwowana jest dla niektórych sytuacji z zakresu podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług. Obecnie nie jest stosowana w rachunkowości pełnej. Metodę kasową zastosować mogą podmioty korzystające z uproszczonych form prowadzenia księgowości.

W przypadku rozliczeń na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów przedsiębiorca może dokonać wyboru metody. Należy jednak pamiętać, że wybrana metoda będzie obowiązywała zupełnie i przez cały okres trwania roku obrotowego.

Co za tym idzie, przedsiębiorca nie ma możliwości zmiany metody w czasie trwania roku obrotowego oraz nie może korzystać przemiennie z zasady kasowej oraz zasady memoriałowej